Вы Нанимаете Помощников …
Потребность нанять людей для помощи в ведении бизнеса может возникнуть с первого дня, а может через месяц или год. Редкий бизнес обходится без привлечения помощников. В больших фирмах этим занимаются Human Resource Departments. В маленькой компании этим занимаются сами владельцы. Часто у них нет даже базовых знаний в этой области. Для разъяснения этих базовых понятий и была написана эта брошюра. Для приобретения более глубоких знаний Вам будет необходимо проконсультироваться с Human Resource специалистами.
Когда Ваш бизнес нанимает помощников, одной из главных проблем, является определение статуса этого человека: Сотрудник или Независимый подрядчик. Неправильная категоризация работника чревата крупными штрафами для работодателя. IRS и трудовыми отделами штатов разработаны специальные тесты, позволяющие им, а также и Вам, сделать правильный выбор. Внизу мы приводим краткий перевод IRS-теста. Полный текст можно посмотреть на их сайте по следующей ссылке: http://www.irs.gov/Businesses/Small–Businesses-&-Self–Employed/Independent–Contractor–Self–Employed–or–Employee
Штаты также имеют свои трудовые законы и собственные тесты для разграничения сотрудников и независимых подрядчиков.
Для Работодателя очень важно правильно определить является ли работник Независимым Подрядчиком (Independent Contractor) или Сотрудником (Employee). Работодатель должен удерживать с подчиненных работников подоходный налог на выплачиваемую заработную плату, налоги социального обеспечения, Medicare, а также платить налог на безработицу. В отношении независимых работников Работодатель не имеет таких обязательств и они сами взимают все перечисленные налоги.
Социальный налог составляет 12.4%, Medicare Tax – 2.9%, вместе эти налоги иногда называют FICA ссылаясь на закон (Federal Insurance Contributions Act), который их учредил. Половина этой суммы берется с работодателя, половина с работника. В дополнение, работодатель платит в федеральный бюджет налог на безработицу (FUTA), который на момент написания этой статьи составлял 0.6%, а также Workers’ Compensation Insurance, о котором мы поговорим ниже.
Из приведенного выше описания налогов ясно видно, почему федеральные и штатные власти хотят видеть как можно больше людей в статусе employees и налагают санкции на бизнесы, которые не следуют установленным правилам.
Штатный Сотрудник или Независимый Подрядчик (IRS test)
Как определить статус работника?
Прежде чем вы сможете определить, как обращаться с платежами за оказанные услуги, вы должны сначала четко определить деловые отношения, которые существуют между вами и лицом, выполняющим услуги. Лицо, выполняющее услуги, может быть Независимым Подрядчиком.
Независимый Подрядчик.
Такие люди, как врачи, стоматологи, ветеринары, юристы, бухгалтеры, подрядчики, субподрядчики, публичные стенографисты или аукционисты, которые находятся в независимой торговле, бизнесе или профессии, в которой они предлагают свои услуги для широкой публики, обычно являются независимыми подрядчиками. Однако, определение их статуса как независимых подрядчиков или служащих, зависит от многих фактов в каждом конкретном случае. Общее правило заключается в том, что лицо является независимым подрядчиком, если плательщик имеет право контролировать или направлять только результат работы, а не то, что будет сделано и как это будет сделано. Заработная плата лица, работающего в качестве независимого подрядчика, самостоятельно облагается им налогом налогами (self-employment taxes)
Если Вы являетесь независимым подрядчиком, Вы работаете самостоятельно и сами платите все налоги на свои заработки.
Вы не являетесь независимым подрядчиком, если Вы выполняете услуги, которые могут контролироваться работодателем (что будет сделано и как это будет сделано). Это применяется, даже если Вам предоставляется свобода действий. Важно то, что у работодателя есть законное право контролировать детали того, как выполняются услуги.
Если существуют отношения между работодателем и сотрудником (независимо от того, что называется отношениями), Вы не являетесь независимым подрядчиком, и Ваш заработок обычно не облагается налогом на самозанятость (self-employment tax). Однако ваш заработок в качестве сотрудника может подлежать FICA (налог на социальное страхование и Medicare) и удержание подоходного налога.
Сотрудник (сотрудник общего права)
В соответствии с нормами общего права каждый, кто выполняет услуги для вас, является вашим сотрудником, если вы можете контролировать, что будет сделано и как это будет сделано. Это происходит даже тогда, когда вы предоставляете работнику свободу действий. Важно то, что вы имеете право контролировать детали того, как выполняются услуги.
Пример: Донна Ли – продавец, работающий на постоянной основе у автодилера Боба Блю. Она работает 6 дней в неделю и дежурит в выставочном зале Боба в определенные назначенные дни и время. Она оценивает торговые операции, но ее оценки подпадают под утверждение торгового менеджера. Списки потенциальных клиентов принадлежат дилеру. Она должна разрабатывать потенциальных клиентов и сообщить результаты менеджеру по продажам. Из-за наличия большого опыта, ей требуется лишь минимальная помощь в закрытии и финансировании продаж и на некоторых других этапах работы. Она получает комиссию и имеет право на призы и бонусы, предлагаемые Бобом. Боб также оплачивает расходы на страхование здоровья и групповое страхование жизни для Донны. Донна является сотрудником Боба Блю.
При определении того, является ли лицо, предоставляющее услугу, работником или независимым подрядчиком, должна быть рассмотрена вся информация, которая свидетельствует о степени контроля и независимости.
Общие Правила
Факты, свидетельствующие о степени контроля и независимости, подразделяются на три категории:
1. Поведенческие: Работодатель контролирует или имеет право контролировать что работник делает как она или она делают свою работу?
Поведенческий контроль относится к фактам, которые показывают, есть ли право направлять или контролировать то, как работник выполняет данную ему работу. Работник является сотрудником, когда предприятие имеет право направить и контролировать работника. Это не обязательно, чтобы бизнес на самом деле направлял или контролировал способ выполнения работы – достаточно чтобы работодатель имел право направлять и контролировать работу.
Поведенческие контрольные факторы относятся к категориям:
• Тип инструкций
• Степень обучения
• Системы оценки
• Повышение квалификации
Тип инструкций
Сотрудник, как правило, подчиняется инструкциям компании о том, когда, где и как работать. Ниже приведены примеры типов инструкций о том, как выполнять работу.
• Когда и где выполнять работу.
• Какие инструменты или оборудование использовать.
• Какого другого работника нанять или какому работнику помогают в работе.
• Где купить расходные материалы и услуги.
• Какую работу должен выполнять конкретный человек.
• Какой порядок или последовательность действий следует выполнять при выполнении работы.
Степень Инструкций
Степень инструкций означает, что чем более подробно указаны инструкции, тем больше контроля бизнес осуществляет над работником. Более подробные инструкции показывают, что работник является сотрудником. Менее подробные инструкции отражают меньший контроль, что указывает на то, что работник, скорее всего, является независимым подрядчиком.
Примечание. Объем требуемой инструкции зависит от разных заданий. Даже если инструкции не указаны, достаточный поведенческий контроль может существовать, если работодатель имеет право контролировать, как результаты работы будут достигнуты. Бизнес может испытывать недостаток в знаниях, чтобы проинструктировать некоторых высокоспециализированных специалистов; в других случаях задача может потребовать небольшой или никакой инструкции. Основное соображение заключается в том, сохранила ли компания право контролировать детали работы работника или же отказался от этого права.
Система Оценки
Если система оценки измеряет детали того, как выполняется работа, эти факторы указывают на сотрудника.
Если система оценки измеряет только конечный результат, то это может указывать либо на независимого подрядчика, либо на сотрудника.
Повышение Квалификации
Если бизнес предоставляет работнику обучение по выполнению задания, это указывает на то, что бизнес хочет выполнить задание определенным образом. Это убедительное доказательство того, что работник является сотрудником. Периодическое или непрерывное обучение процедурам и методам является еще более убедительным доказательством отношений между работодателем и работником. Независимые подрядчики обычно используют свои собственные методы.
2. Финансовые: Бизнес аспекты проводимой работы контролируются плательщиком? (это включает то как работник оплачивается, компенсируются ля затраты относящиеся к работе, кто предоставляет инструменты, и т.д.)
Финансовый контроль относится к фактам, которые показывают, имеет ли бизнес право контролировать экономические аспекты работы работника.
Факторы финансового контроля относятся к категориям:
• Значительные инвестиции
• Невозвращенные расходы
• Возможность получения прибыли или убытка
• Услуги, доступные на рынке
• Метод оплаты
Значительные Инвестиции
Независимый подрядчик часто имеет значительные инвестиции в оборудование, которое он или она использует для работы на кого-то другого. Однако во многих профессиях, таких как строительство, работники тратят тысячи долларов на инструменты и оборудование, которые они используют, и по-прежнему считаются сотрудниками. Не существует точных ограничений по доллару, которые должны быть соблюдены, чтобы назвать инвестиции значительными. Кроме того, существенные инвестиции не нужны для статуса независимого подрядчика, поскольку некоторые виды работ просто не требуют больших затрат.
Некомпенсируемые Расходы
У независимых подрядчиков больше шансов иметь некомпенсируемые расходы, чем у штатных сотрудников. Особенно важны постоянные издержки, которые возникают независимо от того, выполняется ли работа в настоящее время. Тем не менее, сотрудники могут также нести неоплаченные расходы в связи с услугами, которые они выполняют для своей деятельности.
Возможность получения прибыли или убытков
Еще одним важным фактором является возможность получения прибыли или убытков. Если работник имеет значительные инвестиции в используемые инструменты и оборудование, и если у работника есть неоплаченные расходы, у работника есть большая возможность потерять деньги (т.е. расходы превысят доходы от работы). Наличие возможности понести убыток означает, что работник является независимым подрядчиком.
Услуги доступные на рынке
Независимый подрядчик, как правило, может свободно искать возможности для бизнеса. Независимые подрядчики часто рекламируют, поддерживают видимое местоположение бизнеса и могут работать на соответствующем рынке.
Методы Оплаты
Если работнику гарантируется регулярная заработная плата в течение почасового, недельного или другого периода времени, то это обычно указывает на то, что работник является сотрудником, даже если заработная плата или зарплата дополняется комиссией. Независимый подрядчик обычно оплачивается за фиксированную плату за сделанную работу. Однако в некоторых профессиях, таких как юриспруденция, часто приходится платить независимым подрядчикам ежечасно.
3. Тип Отношений: существуют ли письменные контракты или льготы характерные для штатных сотрудников (пенсионные планы, страховки, оплата отпусков и т.д.)? Предполагается ли продолжение отношений и является ли данная работа ключевым аспектом бизнеса?
Тип отношения относится к фактам, которые показывают, как рабочий и бизнес воспринимают их отношения друг с другом.
Факторы, относящиеся к типу отношений между двумя сторонами, обычно относятся к категориям:
• Письменные контракты
• Выплаты работникам
• Постоянство отношений
• Предоставленный сервис как основная деятельность бизнеса
Письменные контракты
Хотя в контракте может указываться, что работник является сотрудником или независимым подрядчиком, этого недостаточно для определения статуса работника. IRS не обязано следовать контракту, заявляя, что работник является независимым подрядчиком, ответственным за оплату своего собственного налога на само-занятость. То как стороны работают друг с другом, определяет, является ли работник штатным сотрудником или независимым подрядчиком.
Льготы Работникам
Вознаграждения штатным сотрудникам включают такие вещи, как страхование, пенсионные планы, оплачиваемый отпуск, больничные дни и страхование по нетрудоспособности. Компании обычно не предоставляют эти льготы независимым подрядчикам. Однако отсутствие этих видов пособий необязательно означает, что работник является независимым подрядчиком.
Постоянство Отношений
Если вы нанимаете работника с ожиданием, что отношения будут продолжаться бесконечно, а не для конкретного проекта или периода, это обычно считается доказательством того, что целью было создание отношений между работодателем и штатным сотрудником.
Предоставленный сервис как основная деятельность бизнеса
Если работник предоставляет услуги, которые являются ключевым аспектом бизнеса, более вероятно, что бизнес будет иметь право направлять и контролировать его деятельность. Например, если юридическая фирма нанимает адвоката, вполне вероятно, что она представит работу адвоката как свою собственную и будет иметь право контролировать или направлять эту работу. Это указывает на отношения работодателя и штатного сотрудника.
Предприятия должны взвесить все эти факторы при определении того, является ли работник штатным сотрудником или независимым подрядчиком. Некоторые факторы могут указывать на то, что работник является сотрудником, а другие факторы указывают на то, что работник является независимым подрядчиком. Нет «магии» или установленного количества факторов, которые «делают» работника штатным сотрудником или независимым подрядчиком, и ни один фактор не стоит в одиночку при принятии этого решения. Кроме того, факторы, которые имеют значение в одной ситуации, могут быть неактуальными в другом.
Ключом является рассмотрение всех отношений, учет степени в которой работодатель направляет и контролирует работу, и, наконец, документирование каждого из факторов, используемых при принятии решения.
ФОРМА SS-8
Если после рассмотрения всех трех категорий доказательств до сих пор неясно, является ли работник штатным сотрудником или независимым подрядчиком, форма SS-8 (Определение статуса работника для целей федеральных налогов на занятость и удержание подоходного налога) может быть подано в IRS. Эта форма может быть подана либо бизнесом, либо работником. IRS рассмотрит факты и обстоятельства и официально определит статус работника.
Имейте в виду, что для получения определения может потребоваться не менее шести месяцев, но бизнес, который постоянно нанимает один и тот же тип работников для выполнения определенных услуг, может пожелать рассмотреть вопрос о подаче формы SS-8.
Отчетность по Штатным сотрудникам
Если Вы пришли к выводу, что нанимаете работника в качестве Штатного Сотрудника, то Вам необходимо сделать следующие шаги.
1. Попросить этого сотрудника заполнить форму W-4, которую можно скачать с вэбсайта IRS по следующей ссылке: https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw4.pdf
2. Попросить этого сотрудника заполнить форму I-9 (Employment Eligibility Verification), которую можно скачать с вэбсайта U.S. Citizenship and Immigration Services по следующей ссылке: https://www.uscis.gov/i-9
3. Вопросы связанные с начислением зарплаты и уплаты налогов требуют специальных знаний в этой области. Поэтому скорее всего Вам понадобиться Payroll Service Provider. Вы можете поискать этот сервис на интернете, или обратиться прямо к нам.
Отчетность по заработной плате заполнятся ежеквартально. Кварталы заканчиваются в Марте, Июне, Сентябре и Декабре. Выплата зарплаты сотрудникам производится раз в неделю, раз в две недели или раз в месяц. В особых случаях зарплата может выплачиваться в раз в квартал или даже год.
Частота уплаты налогов обычно не совпадает с частотой выплаты зарплаты. В зависимости от суммы собранных налогов платежи могут производиться раз в неделю, раз в месяц, раз в квартал или даже в год.
Отчетность по Независимым подрядчикам
Если Вы пришли к выводу, что нанимаете работника в качестве Независимого подрядчика (Independent Contractor), то Вам необходимо сделать следующие шаги.
1. Просчитать будете ли Вы платить этому подрядчику более $600 в течение календарного года, и если да, то
2. Попросить этого подрядчика заполнить форму W-9, которую можно скачать с вэбсайта IRS по следующей ссылке: https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf
Мы рекомендуем запрашивать форму W-9 перед началом трудовых отношений и уж точно до того, как Вы заплатите деньги. После расчета за сделанную работу получить эту форму бывает достаточно трудно, а Вы попадаете в налоговую ловушку.
Как мы уже писали Выше, Независимые Подрядчики сами начисляют и уплачивают свои налоги. Вполне естественно, что они пытаются избежать этого бремени. Для того чтобы отслеживать доходы подрядчиков, IRS создало форму 1099-MISC. Любой бизнес заплативший за сервис более 600 долларов в год, обязан отчитаться перед IRS. Как обычно, закон имеет исключения. Если Вы сделали заплатили за сервис корпорации, то Вам не надо заполнять форму 1099. И, опять как обычно, исключение из правил имеет свое собственного исключение: если адвокатская контора образована в форму корпорации, то форму 1099 для них надо все равно заполнять.
Чтобы упростить себе жизнь, проще запросить заполненные формы 1099 у всех подрядчиков, которым Вы заплатили за сервис в течение года. Мы также рекомендуем иметь их email и номер телефона.
Теперь немного о налоговой ловушке. IRS может контролировать доходы независимых подрядчиков только через плательщиков. Поэтому каждый бизнес income tax return включает в себя два простых вопроса, ответ на которые обязателен:
Did you make ANY payment in reporting year that require you to file Form(s) 1099?
If “Yes”, did you or will you file ALL required Forms 1099?
Если Вы отвечаете ДА на первый вопрос и НЕТ на второй, то компьютеры IRS пометят Вашу декларацию красным флажком и Вы пополните очередь «счастливчиков» ожидающих аудита. Если Вы нарочно или по забывчивости введете IRS в заблуждение, они имеют право признать Ваши платежи подрядчикам недействительными и увеличить на эту сумму Ваш доход. Штрафы и интерес будут начислены в дополнение. Имейте также ввиду, что под формой 1099 IRS имеет ввиду не только форму 1099-MISC, заполняемую для независимых подрядчиков, но также 1099-INT для получателей интереса, 1099-DIV для получателей дивидендов и другие формы 1099, которые нечасто относятся к малым бизнесам.
В предыдущем параграфе мы упомянули возможные штрафы относятся income tax return, но к сожалению само не-предоставление формы 1099 чревато отдельным штрафом в $250 за каждую форму. Мало того, срок подачи этих форм – 31 Января.
Если мы ведем Ваши книги, то Вам не о чем беспокоиться. Мы предоставим в IRS все эти формы для Вас правильно и своевременно, только дайте нам заполненные W-9’s вместе с emails на всех Ваших подрядчиков.
Если Вы сами ведете учет своих операций, то подготовьте все заранее для заполнения, срок у Вас всего один месяц.